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Uma empresa mais consciente, conectada e capaz de aprender com a própria operação.

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Automação & IA

Atendimento sem fila

O problema não é o volume de mensagens. É todas chegarem no mesmo lugar.

Um WhatsApp com portaria, setores e registro de cada conversa, que responde a qualquer hora e passa para uma pessoa quando precisa.

Vamos organizar o seu WhatsApp →O que entra (2)
Atendimento sem fila2 serviços numa entrega só
A cena

Se o WhatsApp virou o gargalo da operação, vamos começar lendo o que chega nele.

Um número só. Vendas, suporte, financeiro e quem quer segunda via disputando a mesma conversa. Alguém lê, decide para quem passar, copia a mensagem, e o cliente espera sem saber se foi visto. Numa clínica, é a recepção atendendo o telefone, recebendo quem chegou e respondendo o WhatsApp ao mesmo tempo, enquanto a mensagem da noite fica para amanhã.

Um agente organiza a entrada. Recebe o contato, entende o assunto pela conversa, resolve o que é frequente e encaminha o resto ao setor certo, com os dados já coletados. Fora do expediente, o cliente sabe que foi visto. Em clínicas e consultórios, o agente também oferece horários da agenda real, confirma a presença na véspera e remarca quando precisa.

O que pede julgamento continua com uma pessoa. O agente sabe onde parar e passa a conversa com o histórico. Cada atendimento fica registrado, e a empresa passa a saber o que chega, quanto tempo leva e onde a fila trava.

Você reconhece isso?

O que costuma aparecer antes de nos chamarem

Para quem é: Empresas que recebem muitos contatos pelo WhatsApp.

  • Todo mundo responde no mesmo número, e a mensagem de quem ia comprar espera junto com a segunda via.
  • Mensagens se perdem ou são respondidas fora de ordem.
  • A equipe passa o dia repetindo as mesmas informações.
  • O que chega à noite só é visto no dia seguinte, e o cliente procura outro lugar.
  • Paciente falta sem avisar e o horário fica vazio.
  • Não existe registro do que foi falado, nem de onde o atendimento trava.
Empresas que recebem muitos contatos pelo WhatsApp.Equipes que precisam separar vendas, suporte, financeiro e pós-venda.Clínicas e consultórios com recepção sobrecarregada.Operações que precisam registrar dados antes de encaminhar para uma pessoa.
O que muda

Depois que fica pronto

Agente no WhatsApp que recebe, entende o assunto, resolve o frequente e encaminha ao setor certo com histórico. Com agenda para clínicas.

  • Cada mensagem chega ao setor que resolve
  • O cliente sabe que foi visto, mesmo fora do expediente
  • A equipe deixa de repetir informações básicas
  • Menos horários vazios por falta não avisada
  • Quem atende recebe o contato sabendo o motivo e o que já foi falado
  • A gestão passa a ver onde o atendimento trava
O que entra

2 serviços, um objetivo

Cada parte tem a sua ficha. Abra para ver o que você recebe em cada uma.

Automação de Atendimento (WhatsApp)
01 · Um WhatsApp com portaria, setores e registro de cada conversa.

Automação de Atendimento (WhatsApp)

Organiza a entrada do WhatsApp: portaria, filas por setor, respostas frequentes e registro de cada atendimento.

Ver a ficha completa

Um número só. Vendas, suporte, financeiro e quem quer segunda via disputando a mesma conversa. Alguém lê, decide para quem passar, copia a mensagem, e o cliente espera sem saber se foi visto.

A Automação de Atendimento organiza a entrada. Um agente recebe o contato, entende o assunto, resolve o que é frequente e encaminha o resto ao setor certo, com os dados já coletados.

Cada atendimento fica registrado. A empresa passa a saber o que chega, quanto tempo leva e onde a fila trava.

O que você recebe

  • Mapa dos assuntos que chegam pelo WhatsApp
  • WhatsApp Business configurado com agente de entrada
  • Filas por setor com responsáveis definidos
  • Base de respostas frequentes aprovada pela equipe
  • Mensagens para fora do horário de atendimento
  • Registro de cada atendimento no CRM ou planilha
  • Painel com motivos de contato e tempo de resposta

O que muda

  • Cada mensagem chega ao setor que resolve
  • O cliente sabe que foi visto, mesmo fora do expediente
  • A equipe deixa de repetir informações básicas
  • O histórico do cliente fica disponível para quem atende
  • A gestão passa a ver onde o atendimento trava
Atendimento para Clínica/Consultório
02 · A recepção que agenda, confirma e orienta com acolhimento.

Atendimento para Clínica/Consultório

Adapta o atendimento à rotina de saúde: agenda real, confirmação de presença, orientação de preparo e linha clínica escrita com os profissionais.

Ver a ficha completa

A recepção atende o telefone, recebe quem chegou e responde o WhatsApp ao mesmo tempo. A mensagem da noite fica para amanhã. O paciente que queria marcar procura outro lugar.

O Atendimento para Clínica conversa com o paciente a qualquer hora. Informa convênios, endereço e preparo de exame, oferece horários da agenda real, confirma a presença na véspera e remarca quando precisa.

O que é clínico continua com o profissional. O agente não avalia sintoma nem orienta tratamento. Quando a conversa pede um olhar humano, ele passa para a equipe com o histórico.

O que você recebe

  • Mapa das perguntas frequentes dos pacientes
  • Lista escrita do que o agente informa e do que encaminha
  • Agendamento integrado à agenda da clínica
  • Lembrete e confirmação de presença configurados
  • Encaminhamento à equipe com o histórico da conversa
  • Orientações de preparo por tipo de consulta ou exame
  • Registro do tratamento de dados do paciente

O que muda

  • Mensagens fora do horário deixam de ficar sem resposta
  • A recepção ganha tempo para quem está presente na clínica
  • Menos horários vazios por falta não avisada
  • O paciente recebe a mesma informação, qualquer que seja o canal
  • A equipe recebe o paciente sabendo o motivo do contato
Como fazemos

Compreender antes de construir

As etapas, na ordem em que acontecem.

  1. Leitura do que chegaLemos uma amostra das conversas e acompanhamos a rotina da recepção para separar assuntos, setores e perguntas repetidas.
  2. Portaria do númeroDesenhamos como o agente cumprimenta, identifica o assunto e confirma o que entendeu, sem labirinto de menu numerado.
  3. Filas e limitesConfiguramos o encaminhamento por setor com responsáveis e escrevemos com a equipe o que o agente responde sozinho e o que vai sempre para uma pessoa; em clínicas, essa linha é escrita com os profissionais.
  4. Agenda e confirmaçãoQuando o atendimento envolve horário, ligamos o agente à agenda e configuramos lembrete, confirmação de presença e oferta de vaga liberada.
  5. Registro e cuidado com o dadoLigamos o atendimento ao CRM ou planilha, definimos o comportamento fora do expediente e o que é coletado, onde fica e quem acessa, conforme a LGPD.
  6. Leitura da fila e do tomAcompanhamos tempo de resposta e motivos de contato e revisamos conversas com a equipe para ajustar respostas e linguagem.
Por que a archēLAB

O jeito de fazer

Compreender antes de construircomeçamos pelas conversas reais, não por um fluxo de menu pronto.
Decisão governadao agente sabe onde parar; o que é clínico, comercial ou sensível fica com uma pessoa da equipe.
Uma memória do clientequem atende vê o que já foi falado, em qualquer setor.
Evidência para a gestãomotivos de contato e tempos de fila viram dado, não impressão.
WhatsApp Business APIWhatsApp BusinessCRM da empresaSistema de agenda da clínicaGoogle AgendaarchēONarchēFLOW

Enquanto tudo chega no mesmo lugar, a mensagem do cliente que ia comprar espera junto com a segunda via.

Vamos organizar o seu WhatsApp →
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